Themengruppe 1: Vorstellung und Definition
Thema 2: Analyse und Definition
Analyse des Ist-Zustands und Definition des QMS
"Die Gegenwart ist der Zustand zwischen der guten alten Zeit und der schöneren Zukunft." - Zarko Petan
Jetzt geht es direkt los! Wir schauen uns Ihren Ist-Zustand an und analysieren, wie groß die Lücke zum geforderten Soll-Zustand ist. Mit diesem Thema legen wir den Start-Status und die Grundstrukturen für das Managementsystem fest. Dabei werden auch bereits vorhandene Dokumente berücksichtigt.
Sehen Sie sich das Video auf dieser Seite bis zum Ende an. Bei den Aufgaben finden Sie eine Angabe über die Minute, in der die zu der Aufgabe gehörende Erklärung beginnt. Damit können Sie beim Durcharbeiten der Aufgaben direkt an die relevante Stelle im Video springen.
Die einzelnen Inhalte sind hier und bei der jeweiligen Hausaufgabe aufgeführt:
- Minute 00:00:00: Analyse und Definition - Agenda
- Minute 00:03:20: Analyse und Definition - GAP-Analyse
- Minute 00:08:10: Analyse und Definition - Wie arbeiten wir im Portal
- Minute 00:21:45: Analyse und Definition - Dokumentationsstruktur
- Minute 00:35:50: Analyse und Definition - Strukturen im Unternehmen
- Minute 00:42:33: Analyse und Definition - Prozesse im Unternehmen
Machen Sie sich Notizen zu Ihren Fragen und senden Sie Ihre Fragen ein. Klicken Sie dafür auf den Button "Senden Sie uns Ihre Frage" im Bereich "Brauchen Sie Hilfe?".
Zusätzlich erhalten Sie im Abschnitt "Downloads zu dieser Session" die im Video eingesetzten Inhalte als PDF zum Download.
Wenn Sie Ihre Hausaufgaben durchgeführt haben, können Sie zum nächsten Thema dieser Themengruppe gehen, indem Sie am Ende dieser Seite auf den Button "Zum nächsten Thema" klicken.
Ergebnisse dieser Session
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Aufgabe 1 : GAP-Analyse
Sind Sie sich nicht ganz sicher, wie Sie vorgehen sollen? Schauen Sie sich die entsprechende Stelle im Video nochmal an (ab Minute 03:20).
Gehen Sie die Fragen der GAP-Analyse durch und bewerten Sie Ihren QMS-Zustand.
Geben Sie dabei die existierenden Dokumente an. Falls die Dokumente nicht die Dokument-Anforderungen der Norm erfüllen, bewerten Sie diese etwas niedriger, da Sie hier noch Handlungsbedarf haben. Seien Sie streng und objektiv. Es geht nicht darum jetzt gut abzuschneiden, sondern eventuelle Defizite zu identifizieren.
Falls Sie keine Dokumente besitzen, z. B. weil Sie gerade in der Gründungsphase sind, dann ist die Aufgabe nicht sinnvoll. In diesem Fall wissen wir, dass Sie alles neu formulieren müssen.
Allgemein ist diese Aufgabe fakultativ, da die GAP-Analyse nicht Teil der QM-Dokumentation ist. Diese Aufgabe dient aber der Bestandsaufnahme und der Bestätigung Ihres Gefühls zum Zustand Ihrer Dokumentation. Diese Arbeit ist nützlich, um den Vorher- und Nachher-Zustand zu begreifen.
Laden Sie die Aufgabe in Ihrem persönlichen Teilnehmer-Portal hoch. Bei Fragen melden Sie sich gerne über das "Senden Sie uns Ihre Frage" Button.
Viel Erfolg!
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Aufgabe 2: Dokumentenstruktur
Sind Sie sich nicht ganz sicher, wie Sie vorgehen sollen? Schauen Sie sich die entsprechende Stelle im Video nochmal an (ab Minute 21:45).
Laden Sie die Dokumentverzeichnis-Vorlage (ProQVis_MS_Struktur-Vorlage.zip) auf Ihren Server und nutzen Sie die Verzeichnisse dazu, Ihre Ergebnisse gleich dort abzulegen.
Bereiten Sie ein eigenes Exemplar des Dokumentes „Dokumentierte Information.docx“ (Dokumentenmatrix) vor und fügen Sie die heute erstellten Dokumente ein.
Sollten Sie die Dokumentation selber in einem anderen DMS System (Wiki, Confluence,…) verwalten, dann können Sie dieses Dokument dort als Inhaltsverzeichnis ablegen. An dieser Stelle werden die Informationen zu allen von Ihnen erstellen Dokumenten eingefügt.
Falls Sie die MS-Word-Vorlage verwenden, dann laden Sie diese bitte unten hoch. Confluence- oder Wiki-Seiten bitte als Bild (Screenshot) unten hochladen, damit wir diese auch prüfen können. Ggf. können Sie uns den Zugriff freigeben.
Viel Erfolg!
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Aufgabe 3: Strukturen im Unternehmen
Sind Sie sich nicht ganz sicher, wie Sie vorgehen sollen? Schauen Sie sich die entsprechende Stelle im Video nochmal an (ab Minute 35:50).
Bereiten Sie ein existierendes Organigramm oder definieren Sie Ihre aktuelle Organisation in der Form eines Organigramms. Benennen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter und, wenn Sie wollen, auch Stellvertreter.
Sie können für die Aufgabe das Muster „ProQVis_Organisation&Prozesslandschaft.pptx“ verwenden.
Stellen Sie sicher, dass das Organigramm mit einem Datum der Gültigkeit versehen wird, sodass man jederzeit weiß, ob diese Darstellung aktuell ist.
Tragen Sie das Organigramm in die neu erstellte Dokumentenmatrix (siehe Aufgabe 2) ein.
Laden Sie diese bitte das Organigramm hier hoch.
Bei Fragen melden Sie sich über das Teilnehmer-Portal oder per E-Mail bei Ihrem Coach.
Viel Erfolg!
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Aufgabe 4: Prozesse im Unternehmen
Sind Sie sich nicht ganz sicher, wie Sie vorgehen sollen? Schauen Sie sich die entsprechende Stelle im Video nochmal an (ab Minute 42:33).
Bereiten Sie bereits bestehende wichtigste Verfahren/Prozesse bzw. Beschreibungen vor
Tragen Sie die gefundenen Dokumente in die neu erstellte Dokumentenmatrix ein.
Ihre vorhandenen Dokumente können Sie uns zusammengefasst als eine ZIP-Datei zur Verfügung stellen.
Laden Sie bitte Ihre Dokumente bzw. die ZIP-Datei und die Dokumentenmatrix in Ihrem persönlichen Teilnehmer-Portal hoch.
Bei Fragen melden Sie sich über den Knopf "Senden Sie Ihre Frage" per E-Mail bei Ihrem Coach.
Viel Erfolg!
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